AiPlus · Расходы и возвраты

Как работать в системе

Начало — одинаково для всех

1
Войдите. Откройте costs.aiplus.kz, введите логин и пароль, которые вам выдали.
Забыли пароль? Нажмите «Забыли пароль?» на странице входа — администратор сбросит.
2
Подключите Telegram. Наверху нажмите жёлтую кнопку «Подключить», отсканируйте QR-код и нажмите Start в Telegram.
Так вам будут приходить уведомления о заявках и оплатах.

Заявитель

Как завести расход на оплату

Вы создаёте заявки. Видите только свои заявки и их статус.

1
В меню слева — «Создать заявку».
2
Основное: название и описание расхода, заявитель (обычно вы), город, отдел, продукт.
Если расход сразу на несколько городов — выберите «комбо»-город, ниже появится разбивка по процентам.
3
Сумма и срок: валюта (₸), сумма, курс (для тенге = 1), дата — до какого числа оплатить.
4
Способ оплаты — выберите один:
- Перевод (Kaspi) — телефон и имя получателя (как в Kaspi)
- Наличные — кому выдать
- Счёт на оплату — просто приложите файл счёта
- Карта — без доп. полей
При необходимости укажите «Оплатить через ИП».
5
Разбивка по городам (только для «комбо») — проставьте проценты, сумма ровно 100% (есть кнопка «Поровну»).
6
Вложения — приложите счёт/фото/файлы (PDF, JPG, PNG, XLSX, до 10 МБ).
7
Нажмите «Отправить на утверждение» (или «Сохранить черновик», чтобы доработать позже).

Следите за заявкой на «Дашборде»: На согласовании → На утверждении → В очереди на оплату → Оплачено. Когда оплатят — придёт уведомление, а кассир приложит чек.

Редактировать заявку можно, только пока она Черновик или На доработке. Вернули на доработку — откройте, поправьте по комментарию и снова отправьте.

Кассир

Как провести оплату

Вы оплачиваете заявки своего города. Также можете сами заводить заявки.

1
В меню слева — «Очередь оплат»: заявки вашего города, готовые к оплате.
2
Нажмите «Оплатить» у нужной заявки.
3
Слева — реквизиты и вложения (счёт). Проведите оплату в банке/Kaspi (реквизиты копируются кнопками).
4
Справа заполните: Факт-сумма (сколько реально оплатили), дата, при необходимости — ИП и курс.
5
Отметьте «ID вписан в 1С». Сначала впишите код заявки (EXP-…) в 1С, потом ставьте галочку.
Без этой галочки оплата не проведётся.
6
Разбивка по городам (если заявка на несколько городов) — можно править под то, как вы разнесёте суммы в 1С:
- поля «Доля, %» и «Сумма, ₸» связаны — меняете одно, второе считается само
- кнопки «Поровну» и «Сбросить»; итог должен быть 100% (подсказка станет зелёной ✓)
- как поделили здесь — так же разнесите в 1С
Не трогаете — система поделит сама. Для одного города таблицы нет.
7
Приложите чек/квитанцию (можно и позже — заявитель увидит его у себя).
8
Нажмите «Провести оплату».

Допуск +10%. Если по факту вышло дороже — впишите причину в комментарий и проведите: заявка уйдёт на переутверждение. Утвердят новую сумму — вернётся к вам в очередь.

Кнопка «Провести оплату» серая? Проверьте: не оплачена ли уже; приложен ли счёт (для способа «Счёт на оплату»); отмечена ли галочка «ID в 1С».

Возвраты

Как проходит возврат

Заявку заводят в тот же момент, когда родитель написал заявление, — не откладывая. В меню слева раздел «Возвраты»: «Доска», «Все заявки», «Новая заявка», у кассира — «Выдача денег».

1
Формирование — менеджер завёл заявку.
2
Передано в работу — заявку ведёт отрабатывающий: говорит с родителем, пробует сохранить ученика.
3
Принято — заявку взяли, ведут дальше.
4
Назначено — назначена встреча с родителем (дата и время).
5
Передано кассиру — заявка в кассе, кассир выдаёт деньги.
6
Завершено — деньги выданы полностью. Ставится само.

До передачи в кассу заявку можно увести в сторону: «Отработано» — ученик остался, деньги не возвращаем; «Отклонено» — возврата не будет.

Сроки. По договору возврат — до 14 дней. Клиенту говорим: вернём в течение 7 дней — этот срок система ставит сама от даты заявления, он же печатается в заявлении. В сезон — 2–3 дня: администратор включает «Сезон» над доской, и у новых заявок срок 3 дня.

Клиент нервничает, деньги нужны срочно — не тянем. Отметьте в заявке «Срочно — деньги нужны сразу»: такую заявку сразу передают в кассу, без встречи, а кассир получает «🔴 СРОЧНО».

Заявки, переданные в кассу сегодня, кассиры выдают на следующий день, в течение дня. Срочные — сразу.

Сумма считается сама: оплачено − ежемесячная сумма ÷ 30 × отходил дней.

Менеджер

Как завести заявку на возврат

Вы заводите заявку, как только родитель написал заявление. Видите свои заявки и те, где участвуете.

1
В меню «Возвраты» — «Новая заявка» (или «+ Новая заявка» на доске).
2
В блоке «Заполнить из amoCRM» введите номер сделки и нажмите «Подставить данные».
Подтянутся ученик, родитель, город, филиал и суммы по договору, а если указаны в сделке — ИП и отделение. Оплаты сразу сверятся с 1С. Чего нет в сделке — заполните вручную.
3
Проверьте блоки «Кто и где учился» и «Деньги». Впишите «Отходил календарных дней» — от них система посчитает сумму к возврату.
4
Блок «Заявление»: дата обращения, дата заявления, причина.
Клиент нервничает и деньги нужны сразу — поставьте галочку «Срочно — деньги нужны сразу».
5
Нажмите «Сохранить». Сумму и срок возврата вводить не нужно — их считает система.
6
В карточке, блок «Что дальше» → «Перевести в статус»:
- Передано в работу — выберите, кто будет вести
- Принято — если ведёте заявку сами
- Отклонено — если возврата не будет
и нажмите «Перевести».

Бланки заявления и расписки в карточке скачиваются уже заполненными. Сканы подписанных документов — в карточке кнопкой «Приложить».

Кнопка «🙋 Только мои» над доской оставляет только ваши заявки.

Отрабатывающий

Как вести заявку

Вам передают заявки в работу. Вы говорите с родителем и доводите заявку до кассы — или сохраняете ученика.

1
Ваши заявки — на «Доске» (кнопка «🙋 Только мои»). Откройте карточку.
2
Взяли заявку — в блоке «Что дальше» переведите в «Принято».
3
Назначьте встречу: «Назначено» и «Дата и время встречи».
Родитель не может — в блоке «Встреча»: «Перенести на», «Почему» → «Перенести встречу». Этап при этом не меняется.
4
После встречи:
- Отработано — ученик остался, деньги не возвращаем
- Передано кассиру — возврат, заявка уходит в кассу
- Отклонено — возврата не будет
5
Перед кассой проверьте сумму. Изменились дни — впишите «Отходил календарных дней» и «Основание пересчёта» → «Пересчитать». Оплаты — кнопкой в блоке «Сверка с 1С».
Без рассчитанной суммы заявку в кассу не передать.

Срочная заявка (помечена «🔴 Срочно») — встречу не ждите: из «Принято» сразу переводите в «Передано кассиру».

Вопросы по заявке — в блоке «Обсуждение» → «Отправить». Бланки и сканы — в карточке.

Что-то не так или нет нужной кнопки — напишите администратору системы (возможно, не выдана роль). Непонятная ошибка — сделайте скриншот и передайте ему.